Modifiche organizzative dell’Archivio storico comunale di Arezzo

Si trasmette di seguito quanto comunicatoci dal Direttore dell’Ufficio sportello polivalente, protocollo e archivio del Comune di Arezzo, Dott.ssa Cecilia Agostini:

Questi ultimi mesi, caratterizzati dallo stato di emergenza sanitaria legato alla pandemia Covid-19, hanno visto una contrazione della possibilità di accesso all’Archivio storico dovuta alle rigorose norme che giungevano dagli enti sovraordinati. Tuttavia, pur con tali limitazioni e con il concomitante obbligo normativo di far usufruire al personale ferie e ore in esubero, la possibilità di accesso all’Archivio storico non è mai stata interrotta, seppur limitata dalle contingenze sopra esposte.

Siamo consapevoli che l’accesso ai nostri archivi sia di fondamentale importanza per lo svolgimento della vostra professione e, proprio per questo motivo, dal mese di ottobre adotteremo delle modifiche organizzative volte ad incrementare la disponibilità di appuntamenti per l’accesso all’Archivio storico, pur nel rispetto nelle normative vigenti in materia di prevenzione del contagio da Covid-19. Al contempo, confidiamo nella vostra collaborazione nel sensibilizzare i vostri iscritti al rispetto degli appuntamenti prenotati, visto che spesso un appuntamento disdetto con poco o, peggio ancora, senza alcun preavviso non consente l’inserimento di altri colleghi in attesa. Fattispecie quest’ultima occorsa, purtroppo, in più di una occasione. Il buon funzionamento dell’intero sistema si basa sulla reciproca collaborazione e sul rispetto delle regole e del lavoro di tutti i soggetti coinvolti (dipendenti e tecnici).

Entrando nello specifico, da ottobre il numero di sportelli aperti, la durata degli appuntamenti, i giorni e gli orari di apertura verranno ripristinati a valori analoghi a quelli pre-Covid, con l’obiettivo quindi di diminuire i tempi di attesa per l’accesso all’Archivio storico e rendere più agevole il vostro lavoro.

Le aperture saranno le seguenti:

La durata degli appuntamenti sarà invece calibrata nel seguente modo, fatti salvi eventuali adeguamenti che si rendessero necessari:
Accesso con riferimenti: 45 minuti
Accesso senza riferimenti: 60 minuti

Rimane confermata la possibilità di poter visionare nuovamente una pratica già consultata prenotando un appuntamento per “prosecuzione di accesso precedente” entro 7 giorni dal precedente accesso e in modo gratuito. Oltre i 7 giorni occorrerà prenotare un nuovo appuntamento per “accesso con riferimenti”.
Si ricorda che occorre prenotare 1 appuntamento per ciascun immobile (anche più pratiche, ma inerenti il medesimo immobile); qualora gli immobili da visionare siano più di uno, occorrono tante richieste quanti sono gli immobili. Quanto sopra al fine di mantenere la durata di ogni singolo accesso entro il tempo stabilito ed evitare quindi di accumulare ritardi per gli appuntamenti successivi.

Nel caso in cui la richiesta di accesso abbia carattere di urgenza (da documentare opportunamente), potrà essere inviata una email all’indirizzo archiviostorico@comune.arezzo.it e l’ufficio valuterà ogni possibilità per poter esaudire la richiesta di accesso, compatibilmente con gli impegni già in agenda.

Si ricorda infine che ciascun utente potrà effettuare un numero massimo di 30 fotocopie/scansioni con la fotocopiatrice dell’ufficio. Oltre tale numero dovrà servirsi
del servizio di foto-riproduzione esterno.

Confidiamo, anche grazie alla vostra collaborazione nella diffusione della presente presso i vostri iscritti, di poter ridurre i tempi di attesa presso l’Archivio storico e di rendere il servizio quanto più possibile rispondente alle necessità dei vostri iscritti. Vi invito inoltre a contattarmi direttamente per ogni chiarimento e per segnalare eventuali necessità emerse dal confronto con i vostri iscritti.

L’occasione è gradita per inviarvi i miei più cordiali saluti.

Ufficio sportello polivalente, protocollo e archivio
Il Direttore Dott.ssa Cecilia Agostini